AI資料作成の始め方｜構成づくりから確認までの7手順

AIに資料作成を頼もうとしても、最初の指示で何を書けばよいか迷いやすいものです。

いきなり完成版を求めるより、構成、本文、見た目、確認の順に分けると進めやすくなります。

社内説明や副業の提案資料を想定し、初めてAIを使う人でも迷いにくい7つの手順に分けました。

先に決めるのはツールではなく資料の目的

最初に「誰に、何を理解してもらい、読後にどう動いてほしいか」を一文にします。

たとえば「副業サービスの依頼者に、作業範囲と納期を理解してもらい、相談につなげる」のように書ければ十分です。

目的が曖昧なままでは、AIが整った文章を出しても、資料としては焦点がぼやけます。

AI資料作成の7手順

1. 読み手と利用場面を伝える

読み手、資料を使う場面、希望枚数、締切をAIへ伝えます。

専門用語の許容範囲や、口頭説明の有無も加えると構成が安定します。

2. 入れたい事実を箇条書きにする

商品名、料金、日付、実績など、間違えたくない情報は自分で用意します。

顧客名や未公開情報を入力してよいかは、利用規約と社内ルールの確認が必要です。

3. 先に構成案だけを作る

「結論、背景、提案、根拠、次の行動」のように、見出しだけを出してもらいます。

この段階なら修正量が少なく、話の順番も比較しやすくなります。

4. 1枚ずつ本文を作る

各ページで伝えることを一つに絞り、見出しと要点を作ります。

長い文章をそのまま貼らず、口頭説明で補う部分と画面に残す部分を分けます。

5. 図表が必要な場所を決める

比較は表、流れは手順図、数値の変化はグラフが向いています。

見栄えのために図を増やすのではなく、文章より理解しやすくなる場所だけに使います。

6. 数値と出典を人が確認する

AIが出した数字、引用、制度、商品仕様は、そのまま採用しません。

元資料や公式ページと照合し、確認できない箇所は削るか「要確認」として残します。

7. 読み手の立場で仕上げる

表記、フォント、余白、色、ページ番号をそろえます。

最後に「結局、何をしてほしい資料か」が分かるかを確認します。

最初の指示文の例

副業サービスの依頼を検討している個人向けに、作業内容を説明する6枚の資料構成を作ってください。専門用語を避け、1枚につき要点は3つまでにしてください。不明な数値は作らず、要確認と表示してください。

このあと実際の条件を追加し、構成を確認してから本文へ進みます。

まずは構成案から試す

AI資料作成では、生成速度よりも、目的と確認工程を分けることが大切です。

まずは構成案だけを作り、事実を自分で確認できる小さな資料から試してみてください。

参考：Microsoft Support「PowerPoint の Copilot を使用して新しいプレゼンテーションを作成する」

手順を進める前に疑問を整理したい場合は、AI資料作成のよくある質問12選が参考になります。作成中に起こりやすい失敗は、AI資料作成の失敗原因と対策で確認できます。